Seperti secercah sinar matahari di meja kerja Anda, sepucuk surat yang baik akan menggambarkan ketulusan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
Sebuah surat bisnis, tidak hanya dibuat untuk keperluan yang berkaitan dengan bisnis. Sepucuk surat yang Anda tulis tidak pula hanya ditujukan untuk klien bisnis ataupun konsumen. Surat bisa menjadi perantara komunikasi yang baik antarpersonal di dalam perusahaan.
Tidak hanya struktur, bentuk, dan etiket yang menjadi syarat penting dalam penulisan surat bisnis, tapi penulis yang baik menggunakan hatinya sama baiknya dengan pena atau komputer untuk menyampaikan pesannya. Surat bisnis yang bersifat personal secara bersamaan dapat menyenangkan orang lain, berfungsi secara efisien, dan secara tidak langsung dapat memengaruhi citra penulis surat dalam lingkungan bisnis.
Berikut ini pertanyaan menarik yang dapat membangun relasi yang baik dengan orang-orang di perusahaan Anda.
Saya belum merasa bahagia bekerja di perusahaan sekarang dan berencana untuk mengundurkan diri untuk menerima posisi lain. Seperti apa surat pengunduran diri yang baik, apakah saya sebaiknya mengatakan alasan yang sebenarnya? (Rudi M.)
Dear Rudi,
Menurut pendapat saya, saat mengundurkan diri, baik karena pilihan atau secara terpaksa, Anda harus mempertimbangkan untuk membuat surat pengunduran diri yang baik. Perlu Anda ingat bahwa surat Anda akan tetap disimpan sebagai arsip dan dapat dilihat di masa mendatang oleh orang-orang yang mungkin kembali bersinggungan dan berpengaruh untuk hidup Anda.
Karena itu, bijaksanalah untuk menyertakan surat pengunduran diri sebagai bukti sah yang baik untuk dibaca kembali di masa mendatang. Sangat penting bagi Anda untuk tidak menulis hal-hal yang pahit dan berbagai keluhan selama bekerja.
Namun, penjelasan tentang alasan Anda tidak merasa bahagia boleh saja dicantumkan, asalkan Anda memberikan argumentasi yang rasional dan objektif, serta tidak menyampaikan kritikan tentang salah satu anggota tim atau staf perusahaan.
Juga, setelah menjelaskan alasan pengunduran diri, pastikan Anda menyebutkan dengan bangga tentang pencapaian selama bekerja dengan tim. Akhiri surat dengan mencantumkan catatan positif dengan harapan supaya perusahaan tersebut semakin baik. Semoga jawaban ini membantu Anda!
Salah seorang karyawan saya baru saja kehilangan istrinya yang meninggal dunia. Apakah saya harus menulis surat ungkapan belasungkawa, meskipun tidak mengenalnya secara dekat? (Robert)
Dear Robert,
Jangan pernah ragu untuk menulis surat ungkapan belasungkawa, terlepas dari posisi Anda di perusahaan atau level apa karyawan Anda tersebut, junior ataupun senior. Awali surat Anda dengan perasaan Anda yang ikut bersedih saat mendengar berita yang tidak baik tersebut. Lalu, berikanlah pujian tentang istri karyawan Anda – tambahkan beberapa jenis anekdot jika Anda bisa. Kemudian, Anda bisa menutup surat itu dengan penawaran bantuan yang bisa Anda berikan secara konkret.
Contohnya:
“… Saya baru saja mengetahui berita duka ini, dan saya ingin Anda dan keluarga mengetahui bahwa saya ikut berduka atas istri Anda yang telah meninggal dunia. Saya telah mendengar dari banyak sumber bahwa istri Anda adalah seorang wanita yang hebat. Ini mungkin akan menjadi salah satu hari yang paling sulit di dalam hidup Anda. Teman-teman di departemen ini juga ikut berduka dan berharap bahwa ada sesuatu yang bisa kami lakukan untuk membantu dalam masa yang tidak mudah ini. Anda bisa menghubungi saya ataupun teman-teman Anda, kapan pun….”
Ini pertama kali saya bekerja di sebuah perusahaan akuntansi. Bagaimana sebaiknya saya menulis surat bisnis informal, apa saja poin-poin yang harus saya ingat? (Robertus S.)
Berbagai surat yang ditulis oleh pebisnis eksekutif dapat pula disebut sebagai surat persahabatan. Hal tersebut karena mereka sering kali bereaksi terhadap sesuatu yang bersifat nonbisnis. Misi dari penulisan surat yaitu untuk menyenangkan seseorang, untuk memperkuat hubungan. Surat sebaiknya ditulis secara singkat.
- Surat harus menggambarkan kebijaksanaan, kejujuran, kesederhanaan, dan kecepatan. Terkadang, waktu menjadi lebih penting daripada konten. Perlu Anda ingat bahwa jejak humor dan pujian merupakan dua kunci sukses yang konsisten. Namun, Anda harus menahan diri dari penggunaan bahasa gaul atau bahasa ‘kotor’ karena akan menjatuhkan citra Anda dalam sekejap.
- Pastikan bahwa paragraf pertama jelas mengungkapkan tujuan surat Anda, tidak langsung membahas keinginan Anda.
- Sebelum menulis surat, buatlah daftar semua poin yang ingin Anda sebutkan. Sebagai contoh, pujian dari permainan golf, menjelaskan sistem pelayanan perusahaan Anda dan manfaat yang akan didapatkan oleh si penerima surat, menyebutkan eksklusivitas mereka, menjelaskan proses pengadaan, pencantuman harga, memberi informasi terbaru tentang pengembangan produk seperti yang diminta, kemudian menandatanganinya.
- Jangan membesar-besarkan sesuatu hal untuk membujuk karena akan mengurangi kredibilitas Anda. Menulislah dengan sederhana dan memindai kembali kata-kata yang tidak perlu untuk disampaikan, berhati-hati saat mengedit, menulis ulang ketika perlu, dan pastikan Anda tidak mencantumkan informasi yang memang tidak diperlukan oleh si penerima surat.
