Berikan peluang bagi tim Anda untuk terus belajar dan berkembang.
Setiap anggota tim berusaha menyelesaikan tugas terbaiknya. Mereka telah mengidentifikasi rencana, tujuan, dan peluang dengan sebaik-baiknya. Lalu, Anda mengumpulkan mereka dalam rapat untuk menentukan tujuan, membuat rencana bersama, dan mulai mengeksekusi langkah yang akan ditempuh. Semuanya tampak baik di atas kertas.
Ternyata, rencana tidak berjalan semulus yang Anda perkirakan. Beberapa hal menjadi lebih sulit, waktu terbatas, dan dampak manfaat terasa semakin kecil untuk perusahaan Anda. Tim pun kesulitan menemukan solusi atas kendala yang muncul. Pada titik ini, Anda sebaiknya mengadakan debriefing atau pembekalan kembali untuk membangun keutuhan tim dan perusahaan untuk jangka panjang.
Menurut Doug Sundheim, pakar strategi dan kepemimpinan pada Sundheim Group, New York, Amerika Serikat, pembekalan merupakan proses pembelajaran yang dirancang secara terstruktur untuk membuat suatu rencana terus berevolusi, meskipun rencana tersebut sedang dieksekusi. Strategi ini diadaptasi dari gaya kepemimpinan militer sebagai cara untuk belajar dengan cepat dalam situasi yang seketika berubah sehingga kesalahan di lapangan dapat dicegah atau diatasi sedini mungkin.
Jadi, seperti apa pembekalan yang baik? Lebih dari percakapan santai untuk membahas apa yang sudah dilakukan dan tidak berjalan dengan baik, pembekalan mengeksplorasi implikasi untuk masa depan. Pemahaman yang akurat dan pengetahuan ditempatkan di depan ego. Orang berpartisipasi dengan keinginan untuk benar-benar memahami akar penyebab keberhasilan dan kegagalan mereka sehingga mereka tahu apa yang harus mengulang dan apa yang harus berubah. Percakapan mungkin tidak nyaman, tetapi peserta menyadari bahwa ketidaknyamanan mendapatkan hal-hal di atas meja adalah porsi kecil dibandingkan dengan rasa sakit dari membuat kesalahan yang sama lagi.
Kapan dan seberapa sering Anda ingin mengadakan pembekalan tergantung pada karakter dari pekerjaan Anda. Sebagai aturan umum, Doug memberi saran untuk memulai dengan satu pembekalan dalam seminggu untuk mencari tahu apa yang terbaik untuk tim. Sebelum mengadakan rapat pembekalan, Anda harus mendiskusikan frekuensi yang sesuai dengan tim.
Sebuah rapat pembekalan yang produktif dapat berlangsung selama 10 menit atau hingga beberapa jam, tergantung pada ukuran dan ruang lingkup proyek atau peristiwa yang sedang ingin dibicarakan. Namun, Doug telah menemukan waktu yang optimal untuk rapat pembekalan 30-60 menit optimal untuk sebagian besar pertemuan pembekalan. Berikut langkah-langkah untuk menciptakan rapat pembekalan yang efektif.
1. Buat Jadwal Waktu dan Tempat Secara Regular
Hal ini untuk membantu setiap anggota tim untuk melatih pola pikir belajar sehingga saat rapat mereka dapat menunjukkan performa yang baik. Melalui jadwal yang teratur, Anda dan tim dapat mengantisipasi struktur umum percakapan, wawasan pun dapat terkumpul di awal. Akhirnya, semakin sering Anda berdiskusi, keseluruhan proses menjadi semakin efektif dan efisien.
2. Ciptakan Lingkungan Belajar
Ekspektasi sebaiknya ditetapkan sejak awal sehingga tim memahami bahwa belajar salah satu faktor paling penting. Biasanya, pemimpin beranggapan bahwa mereka hanya berkuasa untuk mengatur. Namun, ketika mereka merasa tidak sanggup mengatasi permasalahan, mereka justru menyerahkannya kepada tim. Aspek penting lainnya yaitu menciptakan lingkungan belajar yang menjadi pedoman, bukan belajar menunjuk. Hasilnya, baik dan buruk, harus dipertimbangkan hasil tim, mengakui bahwa setiap orang memiliki kemampuan untuk mencapai tujuan.
3. Ulas Empat Pertanyaan Kunci
Pertanyaan adalah jantung dari pembekalan yang baik. Mintalah semua peserta untuk menghadiri rapat dengan pikiran yang telah disusun dari jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: (1) Apa yang akan kita capai?, (2) Di mana kita akan mencapai (atau kehilangan) tujuan?, (3) Apa yang memengaruhi pencapaian kita?, (4) Apa yang harus kita mulai/hentikan/terus lakukan?
4. Menyusun Format Belajar
Susunlah format belajar yang memudahkan bagi Anda dan tim untuk mempelajarinya kembali. Format ini juga berguna untuk dipelajari oleh anggota tim yang tidak hadir dalam rapat pembekalan. Aplikasi cerdas seperti Procter and Gamble dan Professional R & D akan menyimpan laporan hasil rapat ke dalam database yang bisa diakses oleh tim. Yang terpenting adalah setiap anggota tim dapat terus mengulang pelajaran dan terus berkembang.
